Bài LD35: Hướng dẫn điều chỉnh hóa đơn khi Người mua trả lại toàn bộ hàng hóa - Bkav Corporation - bkav.com

Theo Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, được sửa đổi tại khoản 13 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP (hiệu lực từ ngày 01/06/2025), trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót như sai mã số thuế, sai số tiền, sai thuế suất, tiền thuế, hoặc sai thông tin hàng hóa (tên, quy cách, chất lượng…), người bán được chủ động lựa chọn một trong hai phương án xử lý: lập hóa đơn điều chỉnh hoặc lập hóa đơn thay thế.

Lưu ý: Căn cứ tại khoản 13 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Yêu cầu trước khi điều chỉnh/thay thế:

• Trường hợp người mua là doanh nghiệp, tổ chức, hộ/cá nhân kinh doanh: Lập văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai sót (xem hướng dẫn tại đây), lưu giữ và xuất trình khi cơ quan thuế yêu cầu.
• Trường hợp người mua là cá nhân: Người bán thông báo cho người mua hoặc thông báo trên website (nếu có).

Ví dụ: Kế toán công ty ABC xuất hóa đơn điện tử cho khách hàng là Công ty XYZ với nội dung:

• Tên hàng hóa 1 : Điều hòa Daikin 1HP-9.200BTU ATHF25XVMV
• Số lượng: 01
• Đơn vị tính : Cái
• Đơn giá : 10.000.000đ
• Thuế suất VAT: 10%
• Thành tiền: 10.000.000đ
• Tiền thuế: 1.000.000đ
• Tên hàng hóa 2 : Google Tivi Sony 4K 55 inch K-55S25VM2
• Số lượng: 01
• Đơn vị tính : Chiếc
• Đơn giá : 15.000.000đ
• Thuế suất VAT: 10%
• Thành tiền: 15.000.000đ
• Tiền thuế: 1.500.000đ

Tổng tiền thanh toán là : 27.500.000 đ

Sau khi người mua nhận được hàng, có nhu cầu Trả lại toàn bộ mặt hàng do không có nhu cầu mua. Bạn thực hiện lập hóa đơn Điều chỉnh trên hệ thống Bkav theo các bước sau :

Bước 1: Truy cập và đăng nhập vào địa chỉ https://van.ehoadon.vn. Tại mục Hóa đơn đầu ra (1) dòng Hóa đơn muốn Điều chỉnh, Bạn bấm Xem Hóa đơn (2).

Bước 2: Cửa sổ “Chi tiết Hóa đơn” hiển thị, bấm vào nút (3), sau đó chọn Điều chỉnh Hóa đơn (4).

Bước 3: Cửa sổ "Tạo hoá đơn Điều chỉnh” xuất hiện, Bạn nhập lý do Điều chỉnh Hóa đơn (5), sau đó bấm Tiếp tục (6).

Ghi chú:

• Lý do cần gửi phải lớn hơn 30 ký tự và tối đa là 255 ký tự
• Bạn có thể Lập biên bản Điều chỉnh Hóa đơn bằng cách bấm vào nút Lập biên bản (7).

Bước 4: Hệ thống hiển thị giao diện Tạo Hóa đơn mới với trạng thái Hóa đơn là CĐC – Hóa đơn Chờ điều chỉnh. Bạn chọn Thêm từ HĐ gốc (8).

Bước 5: Tại cửa sổ chọn hàng hóa từ Hóa đơn gốc, Bạn chọn loại điều chỉnh là Điều chỉnh giảm toàn bộ (9). Sau đó, chọn tất cả các hàng hóa từ Hóa đơn gốc để thêm vào Hóa đơn mới  (10). Cuối cùng, bấm Ghi lại (11).

Hệ thống hiện thông báo, Bạn bấm chọn Đồng ý (12).

Bước 6: Giao diện Tạo Hóa đơn mới hiển thị, Bạn kiểm tra lại thông tin sau đó bấm Ghi lại (13) để quay về giao diện Hóa đơn đầu ra.

Bước 7: Tại giao diện Hóa đơn đầu ra, trên Hóa đơn chờ điều chỉnh – CĐC đã tạo ở bước trên, bấm (14) để Ký và phát hành Hóa đơn.

Bước 8: Cửa sổ "Nhập mã PIN của USB Token" hiển thị, nhập mã PIN Chữ ký số (15), sau đó bấm Xác nhận (16).

Lưu ý: Trường hợp đang sử dụng CKS Bkav HSM không cần nhập mã PIN, hệ thống sẽ hiện thị thông báo “Hoá đơn đã được chuyển sang ký tự động. Vui lòng kiểm tra lại kết quả sau vài giây”, Bạn bấm vào nút Đồng ý (17) để đóng cửa sổ này.

Hóa đơn mới sau khi được Ký phát hành có trạng thái ĐC – TĐD - Hóa đơn Điều chỉnh đã được bên Thuế duyệt. Hóa đơn gốc sẽ chuyển trạng thái từ ĐPH – Hóa đơn Đã phát hành sang BĐC – TĐD - Hóa đơn Bị điều chỉnh đã được bên Thuế duyệt.

Dưới đây là hình ảnh hóa đơn gốc bị sai và hóa đơn điều chỉnh:

Như vậy là Bạn đã hoàn thành việc Điều chỉnh Hóa đơn khi người mua trả lại toàn bộ hàng hóa trên hệ thống Bkav eHoadon.

Để xem những trường hợp Điều chỉnh Hóa đơn khác, Bạn bấm tại đây.