Bài LD33: Hướng dẫn xử lý Hóa đơn bị Sai mã số thuế người mua hàng - Bkav Corporation - bkav.com

Theo Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, được sửa đổi tại khoản 13 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP (hiệu lực từ ngày 01/06/2025), trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót như sai mã số thuế, sai số tiền, sai thuế suất, tiền thuế, hoặc sai thông tin hàng hóa (tên, quy cách, chất lượng…), người bán được chủ động lựa chọn một trong hai phương án xử lý: lập hóa đơn điều chỉnh hoặc lập hóa đơn thay thế.

Lưu ý: Căn cứ tại khoản 13 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Yêu cầu trước khi điều chỉnh/thay thế:

• Trường hợp người mua là doanh nghiệp, tổ chức, hộ/cá nhân kinh doanh: Lập văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai sót (xem hướng dẫn tại đây), lưu giữ và xuất trình khi cơ quan thuế yêu cầu.
• Trường hợp người mua là cá nhân: Người bán thông báo cho người mua hoặc thông báo trên website (nếu có).

Ví dụ: Kế toán công ty ABC xuất hóa đơn điện tử cho khách hàng là Công ty XYZ có Mã số thuế : 0990123456 với nội dung:

• Tên hàng hóa: Điều hòa Daikin 1HP-9.200BTU ATHF25XVMV
• Số lượng: 01
• Đơn vị tính : Chiếc
• Đơn giá : 10.000.000đ
• Thuế suất VAT: 10%
• Thành tiền: 10.000.000đ
• Tiền thuế: 1.000.000đ
• Tổng thanh toán: 11.000.000đ

Sau khi đối chiếu hợp đồng và chứng từ liên quan, kế toán phát hiện nhầm Mã số thuế bên Mua hàng, đúng sẽ phải là 0123456789, trong khi các thông tin khác trên hóa đơn đều chính xác. Bạn thực hiện lập hóa đơn Thay thế trên hệ thống Bkav theo các bước sau :

Bước 1: Cắm USB Token Chữ ký số vào máy tính.

Lưu ý: Đối với trường hợp dùng CKS BkavCA, Bạn thực hiện kiểm tra máy tính đã cài phần mềm BTM và USB Token CKS BkavCA đã được cắm vào máy tại Điều kiện 1 trong bài Hướng dẫn tại đây.

Trường hợp đang sử dụng CKS Bkav HSM, Bạn vui lòng bỏ qua bước này, thực hiện tiếp Bước 2

Bước 2: Truy cập và đăng nhập vào địa chỉ https://van.ehoadon.vn.

Ghi chú: Nếu cần xem thêm về 2 cách đăng nhập trên Bkav eHoadon, Bạn bấm vào đây.

Bước 3: Tại mục Hóa đơn đầu ra (1) dòng Hóa đơn muốn Điều chỉnh, Bạn bấm Xem Hóa đơn (2).

Bước 4: Cửa sổ “Chi tiết Hóa đơn” hiển thị, bấm vào nút (3), sau đó chọn Thay thế Hóa đơn (4).

Bước 5: Cửa sổ "Tạo hoá đơn Thay thế” xuất hiện, Bạn nhập lý do Thay thế Hóa đơn (5), sau đó bấm Tiếp tục (6).

Ghi chú:

• Lý do cần gửi phải lớn hơn 30 ký tự và tối đa là 255 ký tự
• Bạn có thể Lập biên bản Thay thế Hóa đơn bằng cách bấm vào nút Lập biên bản (7).

Bước 6: Hệ thống hiển thị giao diện Tạo Hóa đơn mới với trạng thái Hóa đơn là CTT – Hóa đơn Chờ thay thế. Tại cửa sổ nhập Thông tin chung, Bạn nhập lại thông tin đúng của người mua, bao gồm Tên công ty, Mã số thuế, Địa chỉ đúng (8). Bạn chọn Thêm từ HĐ gốc (9).

Bước 7: Tại cửa sổ chọn hàng hóa từ Hóa đơn gốc, Bạn chọn tất cả các hàng hóa từ Hóa đơn gốc để thêm vào Hóa đơn mới  (10). Sau đó, bấm Ghi lại (11).

Hệ thống hiện thông báo, Bạn bấm chọn Đồng ý (12).

Bước 8: Giao diện Tạo Hóa đơn mới hiển thị, Bạn kiểm tra lại thông tin sau đó bấm Ghi lại (13) để quay về giao diện Hóa đơn đầu ra.

Bước 9: Tại giao diện Hóa đơn đầu ra, trên Hóa đơn chờ thay thế – CTT đã tạo ở bước trên, bấm (14) để Ký và phát hành Hóa đơn.

Bước 10: Cửa sổ "Nhập mã PIN của USB Token" hiển thị, nhập mã PIN Chữ ký số (15), sau đó bấm Xác nhận (16).

Lưu ý: Trường hợp đang sử dụng CKS Bkav HSM không cần nhập mã PIN, hệ thống sẽ hiện thị thông báo “Hoá đơn đã được chuyển sang ký tự động. Vui lòng kiểm tra lại kết quả sau vài giây”, Bạn bấm vào nút Đồng ý (17) để đóng cửa sổ này.

Hóa đơn mới sau khi được Ký phát hành có trạng thái ĐC – TĐD - Hóa đơn Điều chỉnh đã được bên Thuế duyệt. Hóa đơn gốc sẽ chuyển trạng thái từ ĐPH – Hóa đơn Đã phát hành sang BĐC – TĐD - Hóa đơn Bị điều chỉnh đã được bên Thuế duyệt.

Dưới đây là hình ảnh hóa đơn gốc bị sai và hóa đơn điều chỉnh:

Như vậy là Bạn đã hoàn thành việc Điều chỉnh Hóa đơn Điện tử bị Sai mã số thuế người mua hàng trên hệ thống Bkav eHoadon.

Để xem những trường hợp Điều chỉnh Hóa đơn khác, Bạn bấm tại đây.